STK’larda Ekip Üretkenliği için, günümüzün hızlı tempolu dünyasında iş akışlarını takip etmek ve ekip üyeleri arasında sorunsuz iletişimi teşvik etmek hayati önem taşımaktadır. Mat Vakfı olarak bizler için değerini kanıtlamış iki önemli uygulama Trello ve Clockify’dır. Eğer sizler de bir STK’nın parçası iseniz veya herhangi bir organizasyonda takımınız için entegrasyon araçları arayışındaysanız, bu paylaşım tam size göre. Bu blog yazısında, bahsi geçen uygulamaların yeteneklerini daha derinlemesine inceleyecek ve entegrasyonlarının ekibinizin verimliliğini, organizasyonunu ve üretkenliğini nasıl artırabileceğini keşfedeceğiz.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Trello ile İş Akışlarını Kolaylaştırma
Trello, iş akışlarını optimize etmek ve kurumsal üretkenliği artırmak için tasarlanmış güçlü bir proje yönetim yazılımı. Kullanıcı dostu arayüzü, ekiplerin geleneksel Kanban panosunu taklit ederek panolar, listeler ve kartlar oluşturmasına olanak tanıyor. Bizler de vakfımız bünyesinde Trello’dan faydalanıyoruz. Merak edenler için Trello ile ekibinizin üretkenliğini nasıl artırabileceğinizi aşağıda bölümler halinde özetlemeye çalıştık:
Trello ile Proje Yönetimini Merkezileştirmek
Trello, projeyle ilgili tüm görevleri, belgeleri ve konuşmaları kolayca erişilebilen kartlarda birleştirmenizi sağlar. Ekibiniz için düzenli bir çalışma alanı oluşturmak için etiketlerin, son tarihlerin ve ek notların gücünden de faydalanmanızı sağlar.
Trello ile Gerçek Zamanlı İşbirliği
Trello’nun bir diğer faydalı özelliği de, ekip üyelerini belirli kartlara atayarak ve bildirimleri etkinleştirerek iletişim sorunlarını elimine etmeye olanak tanımasıdır. Herkesin görevlerin ilerleyişinden haberdar olması sayesinde, daha şeffaf ve verimli bir iş akışı sağlar.
Harici Uygulamalarla Entegrasyon
Yukarıda bahsettiğimiz özelliklerin yanı sıra, Trello’nun işlevselliğini Google Drive, Slack ve GitHub gibi diğer temel uygulamalarla entegre etme olanağınız da bulunmaktadır. Bu entegrasyon manuel işleri azaltır ve veri erişilebilirliğini artırır. Bizler MAT Vakfı bünyesinde Trello ve Clockify’ı beraber kullanmayı tercih ediyoruz. Bu iki uygulama arasında bulunan entegrasyon ile, organizasyonumuzun süreç akışlarını düzenli ve şeffaf bir hale getiriyoruz.
Trello’yu ve Clockify’ı yazımızın devamında daha detaylı inceleyeceğiz. Ama şimdi sıra Mat Vakfı bünyesinde ekip olarak fayda sağladığımız Clockify’ı tercih etme sebeplerimizde. Sizlerle Clockify’ı ve Trello ile nasıl harika bir takım oluşturduklarını paylaşmak istiyoruz.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Clockify ile Verimliliği Artırma
Clockify, ekip üyelerinin iş akışı verilerini yakalamayı ve analiz etmeyi amaçlar. Ekiplerin verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için bu zaman izleme yazılımından yararlanmanızı öneriyoruz. Sizler için Clockify’ı bir kaç başlık altında inceledik. Daha fazlası için Clockify’ın websitesine buradan ulaşabilirsiniz.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Doğru Zaman Takibi
Clockify, ekip üyelerinin zamanı zahmetsizce takip etmelerini sağlayarak proje faturalandırması, maliyet analizi ve kaynak tahsisi için doğru veriler sağlar. Organizasyonlar da bu uygulamadan faydalanarak ekiplerinin çeşitli görevler için zamanlarını kaydetme alışkanlığını benimsemelerini teşvik eder ve kaynak yönetimini kalkındırırlar.
İçgörüler ve Raporlar
STK’nız için doğru zaman takibinin en verimli çıktısı, ekibinizin performansı hakkında bilgi edinmek için kullanabileceğiniz ayrıntılı raporlardır. Bu raporları değerlendirmenin organizasyonunuz için taşıdığı önemi gözden kaçırmamanızı öneriyoruz. Tıkanmış görevleri belirlemek, faturalandırılabilir saatleri izlemek ve ekibinizin zaman yönetimi stratejilerini optimize etmek Clockify uygulaması sayesinde çok daha kolay.
Sorunsuz Faturalandırma Entegrasyonu
Bu esnada STK’nızın ihtiyacı doğrultusunda Clockify’ı kullandığınız faturalama araçlarıyla entegre etmenin mümkün olduğunu da hatılatmakta fayda var. Bizler için Clockify’ın entegrasyonu faturalama sürecini kolaylaştırarak daha doğru ve verimli hale getiriyor.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Entegrasyonun Gücü: Trello & Clockify Combo
Daha önce de bahsettiğimiz gibi, MAT Vakfı bünyesinde bizim fayda sağladığımız bir kombinasyon var: Trello & Clockify Combo! Trello’nun kendi sitesinden entegrasyon hakkında daha fazlasını öğrenmek için burayı, Clockify’ın kendi sitesinden incelemek için de ikinci bağlantıyı ziyaret edebilirsiniz.
İşte bu iki uygulamanın birleşik potansiyellerini nasıl kullanabileceğiniz:
Zaman Takibi Parmaklarınızın Ucunda
Clockify Trello panolarına entegre edilerek ekibinizin doğrudan görev kartlarından çalıştıkları saatleri kaydetmesine olanak tanır. Bu sorunsuz entegrasyon, uygulamalar arasında geçiş yapmaya gerek kalmadan ekiplerin iş akışı verilerini zahmetsizce yakalamasını sağlar.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Veriye Dayalı Karar Vermek
STK’nız için veri odaklı kararlar almak için Trello’nun proje yönetimi yeteneklerini Clockify’ın ayrıntılı zaman izleme raporlarıyla birleştirebilirsiniz. Bu entegrasyon sayesinde takımınızın farklı görevlere ne kadar zaman harcandığını analiz edecek, verimsizlikleri belirleyecek ve ekibinizin üretkenliğini optimize edeceksiniz.
Sonuç
Trello ve Clockify’ı entegre etmek, verimliliği, organizasyonu ve üretkenliği artırmak isteyen tüm kuruluşlar için süreci daha keyifli hale getirir. Proje yönetimini merkezileştirerek, gerçek zamanlı işbirliğini teşvik ederek ve ayrıntılı zaman izleme bilgilerinden yararlanarak ekibinizi yeni başarılara ulaşacaktır.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Trello 101: Nasıl Etkili Bir Şekilde Organize Olur ve İşbirliği Yaparız?
Trello, daha önce de konuştuğumuz basit ve sezgisel arayüzü ile büyük popülerlik kazanmış çok yönlü bir proje yönetim aracı. İster kişisel bir proje planlıyor, ister bir ekibi yönetiyor veya günlük görevlerinizi organize ediyor olun, Trello iş akışınızı kolaylaştırabilir ve üretkenliği artırabilir. Blog yazımızın bu kısmında, Trello’nun temel özelliklerini keşfedecek ve bu güçlü araçtan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğiniz konusunda size rehberlik edeceğiz.
Trello ile Başlarken
Başlamak için ücretsiz bir Trello hesabına kaydolun veya zaten bir hesabınız varsa giriş yapın. Trello panoları, platformun merkezinde yer alır ve projeleri veya görevleri temsil eder. Üzerinde çalıştığınız her proje için yeni bir pano oluşturun ve buna anlamlı bir başlık verin.
Trello’nun Düzenini Anlamak
Bir Trello panosu listelerden ve kartlardan oluşur. Listeler projenizin farklı aşamalarını temsil ederken, kartlar tek tek görevleri veya öğeleri içerir. Biz de MAT Vakfı’nda iş akışımızı verimli bir şekilde yönetmek için listeler içinde kartlar oluşturuyor ve görevleri önceliklendiriyoruz.
Listeler ve Kartlar
Projenizin iş akışına uygun “Yapılacaklar”, “Devam Ediyor” ve “Tamamlandı” gibi listeler oluşturabilirsiniz. Örneğin, MAT Vakfı Trello hesabımızda görev dağılımı panosunda her ekip üyesi için bir liste oluşturduk. Her listeye ilgili kartları ekleyerek projemizi eyleme dönüştürüyor ve görevlere ayırıyoruz. Sizler de daha ayrıntılı izleme için kartlara açıklamalar, kontrol listeleri, son tarihler ve ekler ekleyebilirsiniz.
Etiketler ve Filtreler ile Düzenli Kalmak
Etiketler, kartları önceliğe, türe veya diğer özel kriterlere göre kategorize etmenin kullanışlı bir yoludur. Bizler panolarımızdaki belirli kartları görüntülemek için filtreleri de kullanıyor, böylece ilgili görevlere odaklanmayı kolaylaştırıyoruz. Denemelisiniz.
Ekiplerle İşbirliği Yapmak
Trello ekip işbirliğinde mükemmeldir. Ekip üyelerini panonuza davet edin, belirli kişilere görevler atayın ve kartları kategorize etmek için etiketler kullanın. Böylelikle, ekip üyeleri yorum bırakabiliyor, güncellemeleri paylaşabiliyor ve görevleri tamamlandı olarak işaretleyerek herkesin senkronize olmasını sağlayabiliyorlar.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Power-Up’ları Kullanmak
Aynı zamanda Trello’da panolarınızı güçlendiren çeşitli Power-Up’lar ve üçüncü taraf uygulamalarla entegrasyonlar mevcut. Zaman takibi ve takvim görünümünden, bulut hizmetlerinden dosya eklerine kadar, Power-Ups Trello’nun işlevselliğini özel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde genişletiyor.
Butler ile Görevleri Otomatikleştirme
Trello’nun Butler özelliği tekrarlayan görevlerin otomasyonunu sağlıyor. Siz de kartları otomatik olarak taşımak, üyeleri atamak veya son tarihleri belirlemek için özel komutlar oluşturarak zamandan ve emekten tasarruf edebilirsiniz.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Trello Mobil Uygulamalarını Kullanma
Trello’nun mobil uygulamaları ile hareket halindeyken üretkenliğinizi koruyabilirsiniz. Bu uygulamalar web hesabınızla sorunsuz senkronizasyon sunarak panolarınıza her yerden erişmenizi ve yönetmenizi sağlar.
Ekran Görüntüleriyle Trello
Üyeler
Panolar
Listeler
Kartlar
Etiketler
Sonuç
Kurumunuzda iş akışınızı düzene sokmak ve işbirliğini geliştirmek mi istiyorsunuz? Trello, kullanıcı dostu yapısıyla sizler için verimli bir proje yönetim aracı olacak. Hesabınızda düzenli panolar oluşturarak ekibinize etkili bir şekilde işbirliği için alt yapı sunun. Power-ups ve Butler gibi özellikleri de kullanarak hedeflerinize kolaylıkla ulaşabilirsiniz. Haydi siz de organize olun ve üretkenliğinizin yükselişini izleyin.
Çok daha fazlası için, Trello’nun kendi sitesinde bulunan öğretici videolara da göz atabileceğinizi unutmayın.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Zaman Yönetiminde Ustalaşmak: Clockify 101
Günümüzün hızlı tempolu dünyasında, üretken ve verimli kalmak için zaman yönetimi çok önemlidir. İster öğrenci, ister profesyonel olun, zamanınızı etkili bir şekilde organize etmek başarınızı önemli ölçüde etkiler. Neyse ki çağımızda zamanınızı izlemenize ve optimize etmenize yardımcı olacak çok sayıda araç mevcut. Bu güçlü araçlardan biri, projelerinizi yönetmek için kullanabileceğiniz bir zaman izleme uygulaması olan Clockify’dır. Bu blog yazımızda, Clockify’ın temel özelliklerini keşfedeceğiz. Optimum zaman yönetimi için aradığınız uygulamayı buldunuz mu yoksa?
Clockify’ın Temellerini Anlamak
Clockify, bireylerin ve ekiplerin çalışma saatlerini, projelerini ve genel üretkenliklerini izlemelerine yardımcı olmak için tasarlanmış. Hem ücretsiz hem de ücretli planlar sunuyor; farklı ihtiyaçlara ve bütçelere sahip kullanıcılar için erişilebilir. Kullanıcı dostu bir arayüzü var ve çeşitli platformlarla sorunsuz entegrasyon sağlayabiliyor. Yani mevcut iş akışınıza dahil edilmesi mümkün. Bizler de MAT Vakfı bünyesinde ekip üyelerimizin görevleri ve zaman takibi için Clockify uygulamasından faydalanıyoruz.
Clockify ile Başlarken
İlk olarak, Clockify’ı kullanmaya başlamak için, Clockify web sitesinden bir hesap almanız gerekiyor. Platforma kaydolduktan sonra, proje ekleyebileceğiniz ve gerekirse ekip üyelerini davet edebileceğiniz çalışma alanınızı oluşturun. Clockify, projelerinizi ve görevlerinizi kategorize etmenize olanak tanıyacak. Sonuç olarak da, zamanınızı farklı faaliyetler arasında düzenlemenizi ve takip etmenizi kolaylaştıracak.
STK’larda Ekip Üretkenliği için Zamanınızı Takip Edin
Clockify’ı kullanırken, projelerinize görevler ekledikten sonra üzerinde çalışmaya başladığınızda “Başlat” düğmesine basarak zamanınızı kaydetmeye başlayın. Zamanlayıcıyı gerektiği gibi duraklatabilir veya durdurabilirsiniz ve Clockify her görevin süresini otomatik olarak kaydeder. İster bir müşteri projesi, ister kişisel görev üzerinde çalışıyor olun, Clockify doğru zaman takibi sağlar. Böylelikle de, her gün zamanınızı nasıl harcadığınıza dair size bilgi verir.
Etiketleri ve İşaretleri Kullanmak
Zaman girişlerinizi daha da kategorize etmek için Clockify etiketler ve işaretler sunar. Etiketler benzer görevleri gruplamak veya belirli iş türlerini tanımlamak için kullanılabilirler. Öte yandan işaretler görevleri önceliklendirmenize veya önemlerini belirtmenize yardımcı olur. Etiketleri ve işaretleri tutarlı bir şekilde kullanmak çok önemli. Bu sayede zaman verilerinizi daha etkili bir şekilde analiz edebilir ve üretkenliğinizdeki kalıpları belirleyebilirsiniz.
STK’larda Ekip Üretkenliği için için Rapor Oluşturmak
Clockify, izlenen zamanınızın ayrıntılı dökümlerini gösteren kapsamlı raporlar oluşturabiliyor. Tabii ki bu raporlar da, üretkenliğiniz, zaman dağılımınız ve verimliliğiniz hakkında değerli bilgiler sunuyorlar. Günlük veya aylık faaliyetlerinizi gözden geçirmek istediğinizde bu raporlar zaman kullanımınızın görsel bir temsilini sağlıyorlar.
Ekiplerle İşbirliği Yapmak
Ortak projeler veya ekip tabanlı çalışma için Clockify, sorunsuz entegrasyon ve gerçek zamanlı güncellemeler sağlar. Ekip üyeleri bireysel görevlerini takip edebilir ve ekip liderleri tüm projenin ilerlemesini izleyebilir. Clockify ayrıca, müşterileri izlenen saatlere göre faturalandırmak için bir özellik sunar, bu da onu serbest çalışanlar ve ajanslar için mükemmel bir araç haline getirir.
Ekran Görüntüleriyle Clockify
Clockify’ın kendi internet sitesini incelediğinizde daha detaylı açıklamalara ulaşabilirsiniz. Ancak temel noktaları aşağıda sizler için özetledik:
Timetracker (Zaman takipçisi)
Clockify’daki her şey zaman girişleri etrafında döner. Bir şeyler üzerinde çalışmak için harcadığınız zamanı takip eder ve ardından raporlarda çalışma haftalarını analiz edersiniz. Clockify ayrıca başkalarını davet etmenize de olanak tanır, böylece zamanı birlikte izleyebilir ve analiz edebilirsiniz.
Clockify’da zaman girişleri oluşturmanın birkaç yolu vardır:
Eş-zamanlı: Çalışırken zamanlayıcı kullanmak
Çalışmaya başladığınızda, ne üzerinde çalıştığınızı yazın ve bir zamanlayıcı başlatın. İşiniz bittiğinde zamanlayıcıyı durdurun ve zaman girişi otomatik olarak zaman çizelgenize eklensin.
Manuel: İşiniz bittikten sonra zamanı manuel olarak ekleyin
Zamanlayıcı ile uğraşmak istemiyorsanız (veya başlatmayı unuttuysanız), zaman girişlerini daha sonra manuel olarak ekleyebilirsiniz. Üzerinde çalıştığınız şeyi yazmanız, başlangıç ve/veya süreyi seçmeniz ve zaman girişini eklemeniz yeterlidir. Takvim aracılığıyla da girişler oluşturabilirsiniz.
Otomatik: Otomatik izleyici ile ekleyin
Hassasiyete ihtiyacınız varsa ancak zamanlayıcıyı başlatmayı ve durdurmayı unutuyorsanız, otomatik izleyiciyi etkinleştirin. Ardından, günün sonunda, kaydedilen tüm etkinlikleri (örneğin, kullandığınız uygulamalar ve web siteleri) gözden geçirin ve bunlardan zaman girişleri oluşturun.
Takım
Takımınızın çalışma düzeninin nasıl göründüğünü takip edin boşlukları bulun ve zamanı doğrudan düzenleyip ekleyin. Bunlara ek olarak, yeni üyeler davet edin, her üye için saatlik ücretler tanımlayın, roller verin ve grupları yönetin.
Gösterge paneli
Biraz zaman girişi yaptıktan sonra, ne kadar üretken olduğunuzu ve zamanınızın çoğunu nerede geçirdiğinizi görmek için Dashboard’u ziyaret edin.
Program
Projeleri ve kilometre taşlarını planlayın, ödevler verin, zamanlamayı yayınlayın ve kimin müsait olduğunu görün.
Proje ve müşteri oluşturma
Projeler, aynı iş türüne ait zaman girişlerini gruplamak ve kategorize etmek için kullanışlıdır. Projeler verileri analiz etmeyi, daha kullanışlı raporlar oluşturmayı ve nerede ve nasıl zaman harcadığınızı görmeyi kolaylaştırır.
Her proje genellikle bir müşteriye aittir, ancak müşteri olmadan da proje oluşturabilirsiniz (örneğin şirket içi işler). Bir müşterinin birden fazla projesi olabilir, ancak bir proje yalnızca bir müşteriye ait olabilir.
Varsayılan olarak, yalnızca yöneticiler proje oluşturabilir. Ancak, Çalışma Alanı ayarlarında Kimler proje ve müşteri oluşturabilir seçeneği Yöneticiler ve yöneticiler veya Herkes olarak ayarlanırsa bu izinler değiştirilebilir.
Kimler proje oluşturabilir?
Yöneticiler (varsayılan): yöneticiler
Yöneticiler ve proje yöneticileri: yöneticiler ve proje yöneticisi
Herkes: yöneticiler, proje yöneticileri, ekip yöneticileri, normal kullanıcılar
Bir proje oluşturmanın temel adımları
- Projeler’e gidin ve Yeni proje oluştur’a tıklayın.
- Projeye isim verin.
- Müşteri seçin (burada bir isim yazıp Müşteri oluştur’a tıklayarak yeni bir müşteri de oluşturabilirsiniz).
- Bir proje rengi seçin.
- Görünürlüğü seçin (genel veya özel).
- Oluştur’a tıklayın.
Bir proje oluşturduktan sonra, zaman takibi yaparken projeyi seçebilirsiniz. Projeyi özel (yalnızca belirli bir grup tarafından görülebilir) olarak ayarladıysanız, yalnızca projede yer alan kişiler zaman takibi yaparken projeyi seçebilecektir. Tüm verilerin düzgün bir şekilde görüntülendiğinden emin olmak için sütunların boyutunu da (ad, müşteri, durum, erişim) ayarlayabilirsiniz.
5.7.6. Hızlı oluştur
Yeni bir zaman girişi oluştururken doğrudan proje seçiciden de bir proje ekleyebilirsiniz.
Açılır bir proje listesi almak için +Proje alanına tıklayın ve yeni projenizin adını yazmaya başlayın. Yazmaya başladığınızda açılır liste eşleşen (mevcut) bir proje adı önermeye çalışacaktır.
Eğer böyle bir proje yoksa, size yeni bir proje oluşturma seçeneği sunulacaktır.
Yeni proje oluştur düğmesine tıkladığınızda, projenizi adlandırmanıza, bir müşteri atamanıza, bir proje şablonu uygulamanıza ve projenin herkese açık mı yoksa özel mi olacağını seçmenize olanak tanıyan ek seçenekler içeren bir açılır pencere görünecektir.
Ek ayrıntılar olmadan hızlı bir şekilde proje oluşturmak için Ctrl+Enter klavye kısayolunu da kullanabilirsiniz.
5.7.7. Etiketler
5.7.8. Raporlar
Takım
Sonuç
Zaman yönetiminde ustalaşmak, kişisel ve profesyonel hedeflere ulaşmak için çok önemlidir. Clockify ile zamanınızı kontrol altına alabilir, üretkenliğinizi optimize edebilir ve çalışma alışkanlıklarınız hakkında değerli bilgiler edinebilirsiniz. Bu blog yazısında özetlenen adımları izleyerek, bu harika zaman izleme aracının avantajlarını en üst düzeye çıkarma yolunda ilerleyeceksiniz. Clockify’ın gücünü kucaklayın ve üretkenliğinizin yeni zirvelere yükselmesini izleyin!
Daha fazlası Clockify’ın kendi sitesindeki öğretici videoları ve başlangıç anlatımlarını da gözden geçirmeyi unutmayın. Gençlik kategorimizdeki diğer yazılarımıza buradan ulaşabilirsiniz. STK’ları ilgilendiren bir diğer yazımız da öğrenci burs programları oluşturmakla ilgili. Keyifli okumalar.
