Sınır ötesi işbirliği için yapılandırılmış bir platform sunan Ulusötesi Proje Toplantıları (TPM’ler) AB projelerinin başarısı için çok önemlidir. Bu toplantılar her altı ayda bir gerçekleşir ve proje koordinatörleri ile iş paketi liderlerinin ilerlemeyi paylaştıkları, yaklaşan faaliyetler üzerinde uyum sağladıkları ve gelecekteki adımları planladıkları stratejik oturumlardır. Proje koordinatörü, proje sonuçlarını önemli ölçüde artırmak için bu toplantıların nüanslarını anlamanın önemini vurgular. Tüm katılımcıların hedefleri kapsayacak şekilde iyi ve verimli bir şekilde hazırlandığından emin olunması gerekir. TPM’ler normal Aylık Toplantılardan farklıdır. Aylık Toplantılar (MM), adından da anlaşılacağı üzere her ay gerçekleşir ve ortalama bir saat sürer. Ortakların ne üzerinde çalıştığına dair kısa bir kontrol yapmaya, nihayetinde şüpheleri/zorlukları paylaşmaya ve kolektif olarak çözümler bulmaya hizmet ederler.
TPM’ler çevrimiçi olarak veya ülkelerindeki ortaklar tarafından yüz yüze gerçekleşir. Genellikle 1 ila 2 gün arasında sürer. MM’ye benzer bir amaca hizmet ederler, ancak projenin genel ilerlemesinin incelenmesinin (genellikle Koordinatör tarafından) yanı sıra her bir İş Paketi için devam eden veya gelecek faaliyetlerin daha kapsamlı bir analizi genellikle sunumlar yapılarak ve projenin sonraki adımları, son tarihleri vb. planlanarak yapılır (geleneksel olarak her bir İş Paketi lideri tarafından sunulur).
Organizasyonel amaçlarla, toplantıya kimin geleceğini önceden anlamak için, koordinatör veya ev sahibi ortak genellikle ortakların katılımcı(lar)ının adını, hangi gün ve saatte geleceklerini ve gideceklerini vb. yazdıkları bir liste oluşturur. Bu bilgiler, öğle/akşam yemeği için yer ayırma ve toplantının belgelenmesi gibi lojistik amaçlar için gereklidir (aşağıya bakınız).
Ulusal Ajans’a TPM’lerin gerçekleştiğini mali olarak kanıtlamak için belirli belgeler zorunludur. Daha fazla kılavuza buradan ulaşabilirsiniz. Ayrıca bu yazıyı İngilizce olarak şuradan bulabilirsiniz.
Ulusötesi Proje Toplantıları Öncesi: Ne Hazırlamamız Gerekiyor?
Toplantı Gündemi
Koordinatör, gündemin toplantı sırasında ele alacağımız tüm konularını listeler. Yönetim ile başlayarak İş Paketine göre düzenler ve her sunum ve tartışma için tahmini zaman aralıkları ekler. Ayrıca, temel faaliyetler devam ederken veya başlamak üzereyken, İş Paketi liderinin bir sunum beklendiğini belirten bir not eklemesini şiddetle tavsiye ediyorum. Bu, ortakların kendilerini toplantıya iyi bir şekilde hazırlamalarını sağlayacak ve bilgi kaybını önleyecektir. Proje koordinatörü, gündemi ortaklara en az bir hafta önceden göndererek, gözden geçirmelerine, değişiklik önermelerine ve kendilerini iyice hazırlamalarına olanak tanır.
Yoklama Kağıdı
Pilot test faaliyetlerinde olduğu gibi, bu da tüm toplantı katılımcılarının imzalaması gereken bir belgedir. Belge en azından aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Toplantı nedir? (İlk toplantı mı, ikinci mi, yoksa üçüncü mü?)
- Hangi proje ve ilgili referans kodu
- Hangi günlerde gerçekleşecek?
- Nerede/mekanda yapılacak (bazen ortakların tesislerinde değil, onlar tarafından tahsis edilen başka bir tesiste yapılır)
- Toplantıya kim ev sahipliği yapacak
- Her katılımcının ve temsil ettikleri kuruluşun adı
Toplantı bir günden fazla sürerse, katılımcılar iki kez imza atmalıdır. Bu durumda iki katılım listesi VEYA her gün için bir tane olmak üzere iki sütunlu bir tablo içeren 1 liste olmalıdır. Genellikle her ortaktan en az bir temsilci toplantıya katılır. İstisnai olarak, bir ortak çevrimiçi olarak katılabilir. (Bunu en azından koordinatöre ve ev sahibi ortağa gerekçelendirmekle sorumludurlar). Koordinatör, çevrimiçi katılımcıların isimlerini Katılım Formu’nda listeler ve “Çevrimiçi katıldı” veya “Çevrimiçi” olarak işaretler. Ev sahibi ortağın yasal temsilcisi bu belgeyi en sonunda imzalamalıdır. (Katılımcı olarak değil, toplantıya ev sahipliği yaptıklarını kanıtlamak için).
Katılım Belgeleri
Sertifikalar en azından aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Toplantı nedir? (İlk toplantı mı, ikinci mi, yoksa üçüncü mü?)
- Hangi proje ve ilgili referans kodu
- Hangi günlerde gerçekleşecek?
- Nerede/mekanda yapılacak (bazen ortakların tesislerinde değil, onlar tarafından tahsis edilen başka bir tesiste yapılır)
- Toplantıya kim ev sahipliği yapacak
- Her katılımcının ve temsil ettikleri kuruluşun adı
Ev sahibi ortağın yasal temsilcisi bu belgeyi en sonunda imzalamalıdır. Bu belge için şablonu genellikle ev sahibi ortak veya yaygınlaştırma lideri oluşturur. İlgili ortaklar önceden karar vermelidir.
Bilgi Paketi
İsteğe bağlı olmakla birlikte, bir bilgi paketi hazırlamak mükemmel bir uygulamadır. Bu, ev sahibi ortağın ortaklara ülkede geçirecekleri zamanı kolaylaştırmak için gönderebileceği bir dosyayı ifade eder. Genellikle toplantı yerine en yakın havaalanlarını gösteren bir belgeden oluşur, böylece ortaklar uçuş satın alırken bunu göz önünde bulundurabilirler. Ayrıca toplantı yerine nasıl gidileceğini (trenle, metroyla, yürüyerek vb.) ve ortağın konaklamasını mümkün olduğunca keyifli hale getirmek için önerilen ziyaret yerleri ve boş zamanlarında deneyebilecekleri restoranlar gibi diğer çeşitli bilgileri de gösterir.
Sunumlar
Gündemde belirtilen noktalara dayanarak, ortakların toplantılar için sunum hazırlamaları gerekir. Genellikle, her bir İş Paketinden/Sonuçtan sorumlu her bir Ortak, söz konusu İş Paketinin mevcut ilerleyişi hakkında ortakları bilgilendirecektir. Proje lideri, sunumda gelecek faaliyetler için aşağıdaki adımları ve yönergeleri kapsamalıdır. Bu dokümantasyon toplantının kanıtı için gereklidir.
Ulusötesi Proje Toplantıları Sırasında: Hazırlamamız Gerekenler
Ulusötesi Proje Toplantısının fotoğraf kanıtı
Koordinatör, kanıt ve yaygınlaştırma amacıyla ekiple birlikte bazı fotoğraflar çeker. Toplantı %100 çevrimiçi ise ekran görüntüleri alınmalıdır. Toplantı yüz yüze ise, çevrimiçi kişilerle birlikte ekibin fotoğrafını çekmenin bir yolunu bulmalısınız.
Ulusötesi Proje Toplantılarının Ardından: Hazırlamamız Gerekenler
Toplantı Tutanakları
Bu, ortakların ana kararları vb. dahil olmak üzere tüm toplantı boyunca neler olduğuna dair ayrıntılı bir rapor olacaktır. Ortakların daha sonra, yaklaşan son tarihleri veya toplantıda nelerin kararlaştırıldığını kontrol etmeleri gerektiğinde, diğer şeylerin yanı sıra, unutmaları durumunda başvuracakları belge olacaktır.
Harcamaların kanıtı
Bazı durumlarda, koordinatör her bir ortağın toplantı masraflarının kanıtlanmasını da isteyecektir; örneğin, uçuş ve otel faturaları ve yemek veya taksi yolculuğu gibi diğer geçim masrafları.
Özet ve Kontrol Listesi
Ulusötesi Proje Toplantıları, AB Projeleri için vazgeçilmez bir faaliyettir. Ulusötesi proje toplantılarını etkili bir şekilde planlamak, yürütmek ve sonuçlandırmak için hazırlık, yürütme ve dokümantasyonun titizlikle ele alınmasını sağlamak zorunludur.
Özetlemek gerekirse, aşağıdaki belgeler toplantının başlangıcından sonuna kadar dikkate alınmalıdır:
- Toplantı Gündemi
- Devam Çizelgesi
- Katılım Sertifikaları
- Infopack (isteğe bağlı ama iyi bir uygulama)
- Sunumlar
- Fotoğraflı kanıt
- Toplantı Tutanakları
- Koordinatör tarafından talep edildiğinde harcamaların kanıtı (uçuş ve yemek faturaları + diğer geçim masrafları)
