Erasmus+ projeleri bağlamında Ulusötesi Proje Toplantıları (TPM’ler), Pilot Testler ve Kariyer Günleri gibi çeşitli faaliyetlerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini ve değerlendirilmesini sağlamak için uygun dokümantasyon çok önemlidir. Bu temel proje faaliyet belgeleri birçok amaca hizmet eder. Faaliyetlere ilişkin kanıt sağlar, ortaklar arasındaki iletişimi kolaylaştırır ve değerlendirme ve raporlama süreçlerini desteklerler. Bu makale, proje ortaklarının etkin bir şekilde hazırlanmalarına yardımcı olmak için ayrıntılı bilgiler ve pratik tavsiyeler sunarak her bir faaliyet için gerekli belgeleri incelemektedir. Ortaklar tüm proje belgeleri için antetli kağıt kullanacaktır.
Hibeyi başvuru formunda verdiğimiz sözleri yerine getirmek için aldığımızı anlamak hayati önem taşımaktadır. Bu nedenle, başvuru formunda yazılı olan her talimatı olduğu gibi takip etmemiz gerekmektedir. Dahası, ortaklar Ulusal Ajans’ın yazılı izni olmadan bir tartışma ile değiştiremezler. Ayrıca bütçeden koordinatör sorumludur ve eğer proje yeterli kalitede değilse NA’lar bütçenin tamamını (%100) iade etmek isteyebilir. Sonuç olarak, koordinatör için büyük bir sorumluluktur.
Bu yazının İngilizce versiyonunu buradan okuyabilirsiniz. Diğer kılavuzlarımız için buraya tıklayın.
Ulus ötesi Proje Toplantıları (TPM’ler) için Temel Proje Faaliyet Belgeleri
Ev sahibi kuruluş, rolü sadece aşağıdaki tüm görevleri gerçekleştirmek için şablonlar sağlamak olan yaygınlaştırmadan sorumlu bir ortakla çalışacaktır. Ayrıca, orijinal kopyaları proje koordinatörüne aktaracaklardır. Sonuç olarak, ev sahibi kuruluşlar TPM’de kullanılan her belgeyi sağlamaktan sorumludur. Daha fazla bilgi için TPM rehberimize göz atın.
Temel Proje Faaliyet Belgeleri: İmza Listeleri
Katılımcıların TPM’lere katılımını imza listeleri ile belgelemek çok önemlidir. Bu listeler toplantıya kimlerin katıldığına dair bir kayıt sağlar ve hem kurum içi kayıtlar hem de fon sağlayan kuruluşlara raporlama açısından çok önemli olabilir. İmza listesi, doğruluk ve eksiksizliği sağlamak için her katılımcının adını, kuruluşunu (Ortak), e-postasını ve imzasını içermelidir. Yaygınlaştırmadan sorumlu ortak bunu size sağlayacaktır. İsimleri ve e-postaları girmeniz gerekir. Toplantı sırasında tüm katılımcıların bunları imzalayacağından emin olun. Çevrimiçi katılımcılar varsa, imzalamaya gerek yoktur. Ev sahibinin yasal temsilcisi de belgeyi imzalar. Arka plan projenin antetli kağıdı olmalıdır.
Faaliyet Tablosu
Bir gündem, TPM sırasında ele alınacak yapı ve konuları ana hatlarıyla belirtir. Toplantının düzenli ve odaklı olmasına yardımcı olur, böylece tüm kritik konuların ele alınmasını sağlar. Ayrıca, iyi hazırlanmış bir gündemde her konu için zaman dilimleri, konuşmacıların veya sunum yapanların isimleri ve tartışmayı kolaylaştırmak için gerekli arka plan bilgileri yer almalıdır. Fiziksel TPM’ler, proje ihtiyaçlarına ve tartışmalara göre genellikle 1, 1,5 veya iki gün sürer. Ayrıca, tüm ortaklar liderlik ettikleri her iş paketi hakkında sunumlar hazırlar (yaygınlaştırmadan sorumlu ortak size şablon sağlayacaktır). Ayrıca ortakları geciken görevler konusunda bilgilendirir ve sonuç olarak her ortağın işini yapmasını sağlarlar.
Ev sahibi kuruluş, sağlanan şablonu kullanarak Gündemi oluşturacaktır. Grafik tasarım için bir not. Masanın başına bir logo rengi eklemek daha iyidir. Sonuç olarak, bu ev sahibi kuruluşun sorumluluğundadır.
Sertifikalar
Katılımcılara TPM’ye katılımlarını onaylamak için katılım sertifikaları verilebilir. Bu sertifikalar katılımı resmi olarak tanıyabilir ve mesleki gelişim ve kayıt tutma için değerli olabilir. Grafik tasarım için bir not. Sertifikalarda AB logosu, sorumluluk reddi (disclaimer), proje logosu, proje referans numarası ve proje adı yer alacaktır. Basit, minimalist, ilgili bir arka plan mükemmel sonuç verir.
Yaygınlaştırma ortağı şablonu sağlayacaktır, ancak isimlerin girilmesi, sertifikaların basılması ve imzalanması da ev sahibi kuruluşun sorumluluğundadır. Tüm sertifikaların bir kopyası koordinatöre gönderilmelidir.
Bilgi paketi
Konukları havaalanından şehir merkezine nasıl transfer edecekleri konusunda bilgilendirin. Otel ve yemek konusunda tavsiyelerde bulunun. Şehir hakkında ipuçları verin. Nereler ziyaret edilmeli? Nelere dikkat etmeleri gerekir? Bu tür şeyler misafirlerin işini kolaylaştırmak için yapılır. Ayrıca, ev sahibi kuruluşun sorumluluğu altındadır.
Toplantı Tutanağı
Ev sahibi kuruluş toplantı sırasında notlar alır ve TPM sonrasında ortakların neleri tartıştıklarını ve Gündemle ilgili nasıl karar verdiklerini özetlemek için tutanaklar hazırlar.
Harcamaların Kanıtı
Ortaklar bu uçuş, konaklama ve yemek faturalarını + diğer harcırah masraflarını toplamalı ve Koordinatör talep ettiğinde bunları aktarmalıdır.
Pilot Test Faaliyetleri için Temel Proje Faaliyet Belgeleri
Pilot test hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyabilirsiniz
Katılımcıları Hazırlamak
Yasal temsilci etkinliği açtıktan sonra katılımcıları ısıtmak iyi bir fikirdir; bazıları bu etkinliği otelde yaptığınız gibi Check-in olarak adlandırır. Etkinlikten ne beklediklerine ilişkin sorularınızı yanıtlayarak etkinliğe giriş yaparlar. Soru sorma konusunda rahat olmalarını sağlayın ve bir dahaki sefere daha iyisini yapmaları için onlara geri bildirim vermek üzere açılış konuşmacılarını veya organizatörleri ve ortakları eleştirmek zararlı değildir.
Katılımcıların İmza Listesi
TPM’lere benzer şekilde, pilot test faaliyetleri için imza listeleri teste kimlerin katıldığını belgelemektedir. Bu, özellikle doğru kişilerin katılımını sağlamak ve katılımcı katılımına dair kanıt sunmak açısından önemlidir.
Sonuç olarak, ev sahibi kuruluşun sorumluluğu altındadırlar.
Temel Proje Faaliyet Belgeleri: Faaliyet Programı
Faaliyet programı, pilot test için program ve prosedürleri ana hatlarıyla belirtir. Özellikle, hedefler, yöntemler ve zaman çizelgeleri gibi test süreci hakkında ayrıntılı bilgiler içermelidir. Sonuç olarak, bu belge tüm katılımcıların ve kolaylaştırıcıların aynı sayfada olmasını ve testin sistematik bir şekilde yürütülmesini sağlar.
Sonuç olarak, tüm programlar ev sahibi kuruluşlardan sorumludur.
Ön Değerlendirme ve Son Değerlendirme Anketleri
Pilot testten önce ve sonra yapılan ön test ve son test anketleri katılımcıların bilgi, beceri ve tutumları hakkında değerli veriler sağlar. Ön değerlendirme anketi bir taban çizgisi oluştururken, son değerlendirme anketi testin etkisini ölçer. Bu anketler pilot testin etkinliğini değerlendirmek ve bilinçli ayarlamalar yapmak için gereklidir.
Pilot test başlamadan önce öğrenciler aşağıdaki gibi çevrimiçi anketi (Ön) doldurmalıdır. Etkinlikten sonra, bu şekilde çevrimiçi anketi dolduracaklardır.
Sonuç olarak, tüm ön test ve son test anket hazırlıkları ev sahibi kuruluşun sorumluluğundadır.
Temel Proje Faaliyet Belgeleri: Kanıtlar
Pilot teste ilişkin kanıtlar arasında test sonuçları, gözlemler, fotoğraflar ve katılımcı geri bildirimleri gibi belgeler yer alır. Bu kanıtlar test sürecini ve sonuçlarını doğrulayarak daha ileri analiz ve raporlama için bir temel oluşturur. Ev sahibi kuruluş da bundan sorumludur.
Değerlendirme Raporu
Bir değerlendirme raporu, ön test ve son test anketleri, katılımcı geri bildirimleri ve diğer ilgili veriler dahil olmak üzere pilot test bulgularını özetler. Bu rapor, testin başarısını değerlendirmek ve gelecekteki faaliyetleri bilgilendirmek için çok önemlidir. Farklı faaliyetlerden ayrı olmalıdır çünkü eğitim modüllerinin yeniden düzenlenmesi konusunda geri bildirim sağlar.
Temel Proje Faaliyet Belgeleri: Yansıtma
Gibbs Reflective Cycle
- Açıklama Deneyimi tarafsız bir şekilde anlatarak başlayın. Sorulabilecek faydalı sorular şunlardır: Ne oldu? Olaya kim dahil oldu? Bu olay ne zaman ve nerede meydana geldi?
- Duygular: Deneyime verdiğiniz duygusal tepkiyi yakalayın. Olayı yorumlamamızı önemli ölçüde etkiledikleri için hem olumlu hem de olumsuz duyguları kabul etmek çok önemlidir.
- Değerlendirme: Deneyimin iyi ve kötü yönlerini değerlendirin. Ne işe yaradı, ne yaramadı? Olumlu etkiler ve olumsuz sonuçlar nelerdi?
- Analiz: Olayların neden olduğu gibi geliştiğini anlamak için daha derine inin. Bu analiz aşaması, deneyimi yorumlamak için ilgili literatürden ve profesyonel bilgiden yararlandığınız yerdir.
- Sonuç: Neyi farklı yapabileceğinizi ve bu deneyimden ne öğrendiğinizi belirleyin.
- Eylem Planı: Gelecekte benzer bir durumun ortaya çıkması halinde ne yapacağınızı detaylandıran bir plan geliştirin.
Yukarıdaki alıntı bir özettir. Gibbs Yansıtıcı Döngüsünde daha fazla soru vardır. Her günün sonunda, katılımcılara etkinlik hakkında geri bildirim vermeleri için bu sorular sorulur. İşte Gibbs’in orijinal Yaparak Öğrenme PDF’si
Kariyer Günleri için Önemli Belgeler
Kariyer Günleri hakkında daha fazla bilgi için lütfen diğer yazımızı okuyun.
Katılımcılara Memnuniyet Anketi
Katılımcılar, memnuniyet anketleri aracılığıyla Kariyer Günleri’ndeki deneyimleri hakkında geri bildirim sağlamaktadır. Bu geri bildirim, etkinliğin başarısını değerlendirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için çok önemlidir. Anket, etkinliğin içeriği, organizasyonu ve genel memnuniyete ilişkin sorular içermelidir.
Kanıtlar
Kariyer Günlerine ilişkin kanıtlar arasında fotoğraflar, videolar, katılım kayıtları ve tanıtım materyalleri yer almaktadır. Bu nedenle, etkinliğin kapsamlı bir şekilde belgelenmesi raporlama ve değerlendirme çabalarını desteklemektedir.
Etkinlik Programı
Kariyer Günleri etkinlik programı, etkinlik için planlanan programı ve etkinlikleri ana hatlarıyla belirtir. Özellikle, her bir oturum, konuşmacı ve etkinlik hakkında ayrıntılı bilgi içermelidir. Sonuç olarak bu, katılımcıların ne beklemeleri gerektiğini açıkça anlamalarını sağlar.
Kariyer Günleri Etkinlik Programı, F5 Gündeminin son üç günüdür.
Temel Proje Faaliyet Belgeleri: Sonuç
Ulus ötesi Proje Toplantıları, Pilot Testler ve Kariyer Günleri için kapsamlı ve doğru dokümantasyon, Erasmus+ projelerinde başarı için çok önemlidir. Ayrıca, bu belgeler faaliyetlerin kanıtlanmasını sağlar, değerlendirme ve raporlama süreçlerini destekler ve projenin hedeflerine ulaşmasını sağlar. Proje ortakları, bu belgelerin hazırlanması ve düzenlenmesinde en iyi uygulamaları takip ederek projenin genel etkinliğine ve etkisine katkıda bulunabilirler.
Erasmus+ proje faaliyetlerinizin iyi belgelendirildiğinden ve düzenlendiğinden emin olun. Projenizin başarısını ve etkisini artırmak için bu en iyi uygulamaları bugün uygulamaya başlayın.
