Bu yazı, çalışanların “İş Emri Dosyası” ‘nı nasıl kullanacakları ile ilgilidir. Bu dosya Mevhibe Ateş Teknoloji Vakfı ve ArtWN Luminous Tech için hazırlanmıştır ama benzeri başka kurumlar için de kullanılabilir. Ek olarak buna benzer yazıları Rehber bölümünden bulabilirisiniz
İş Emri Dosyası: Nasıl Kullanılır?
İlk olarak, bu dosya bütün işleri kapsamamaktadır. İkinci olarak, çalışanların düzenli yaptığı işler için Clockify Proje ve Görevi mevcuttur. Son olarak, İş Emri Dosyası, yöneticiler tarafından verilen ek işler ve onların takibi ile ilgilidir.
Yöneticiler, yukarıda görseli olan Excel Dosyası’nı hazırlar, ardından İş Emri bölümünde İşi tanımlarlar. Ayrıca, Kişi kısmından işi kimin yapacağını seçer ve Durum sütununda Başlamadı olarak işaretler. Bunun yanı sıra, Clockify’da çalışanların nerede saat açacağını anlamaları için Clockify Projesi ve Görevini belirler. Daha sonra, Başlangıç ve Öncelik de belirtilen duruma göre Bitiş tarihlerini yazar ve çalışana bildirir. Sonuç olarak, verilen işi takip etmek de yöneticinin görevidir.
Bu arada, çalışanlar kendi renk kodları ve isimlerinin (Kişi sütunu) olduğu işleri verilen Bitiş Tarihine kadar bitirmekle yükümlüdürler. Öncelik sütununda Bir Ay İçinde, Bir Hafta İçinde, İki Hafta İçinde, Hemen seçenekleri vardır. Durum sütununda Başlamadı, Devam Ediyor, İptal, ve Bitti seçenekleri vardır. Bu kısım çalışan tarafından doldurulmalıdır. Çalışanlar, yapılan işi Çıktı kısmından Dosya olarak ya da Bağlantı sütununda bağlantı olarak paylaşırlar. Gerekli açıklamayı da Açıklama sütununda yaparlar. Ve yöneticilerin işin bittiğini bildirir. Durum seçeneğini de Bitti olarak değiştirir.
Neden Önemli
Haftada bir gün yapılan tüm ekibin zorunlu olarak katılacağı, ekip toplantılarına veri sağlamak ve işlerin ilerlemelerini izlemek için yakından takip edilmesi gereken bir dosyadır. Çalışanların verimini karşılaştırmalı olarak ölçmeyi kolaylaştırır. Clockify Raporlarının Veri Analizi için ek bilgi görevi görür.
İş Emri Dosyası: Sütunlar ve Açıklamaları
İş Kodu Clockify Açıklama
Bu sütünda Bitiş tarihinden sonra işi yapacak olan kişinin ismi yer alır. Ancak, yönetici aynı bitiş tarihli birden fazla iş varsa, çalışan isminin sonuna 1, 2 gibi sayılar ekler. Farklı, bitiş tarihli işler için bir sorun yoktur.
İş Emri
Yöneticilerin, çalışan tarafından yapılmasın istediğin işin tanımıdır.
Saat
Bu saat bir kesinlik içermez ama daha önceki deneyimlerden ortaya çıkan işin süresidir. Clockify raporlarında farklılık olması mümkündür. Çalışan açısından beklenen zamandan daha çok zaman kullanmak verimlilik açısından olumsuzdur.
Öncelik
“Bir Ay İçinde, Bir Hafta İçinde, İki Hafta İçinde, Hemen” seçeneklerinden oluşur. Yönetici bu süreyi göz önüne alarak Bitiş Tarihini belirler.
İş Emri Dosyası: Kişi
Görevi yapacak çalışanın ismi yer alır.
İş Emri Dosyası: Durum
“Başlamadı, Devam Ediyor, İptal ve Bitti” seçeneklerini işin verildiği çalışan günceller.
Clockify Projesi ve Görevi
Çalışan bu bilgiyi kullanarak saatini açar. Clockify’da işin hangi projenin hangi görevinde yapılması gerektiğini gösterir.
Başlangıç ve Bitiş Tarihleri
İşin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir.
Bağlantı
Çalışanın yapılan işi gösterdiği bağlantıdır.
Çıktı
Çalışanın yapılan işi bir dosya olarak sunmasını sağlar.
Açıklama
Çalışanın yapacağı açıklama kısmı
Sonuç
Sonuç olarak, çalışanların verimli çalışması, verilen işlerinin takibinin yapılmasın sağlayan bu dosya yöneticilerin işleri takip etmesi için şarttır. Ayrıca, e-bültenimizi ve sosyal medya kanallarımızı takip etmeyi unutmayın.
